Klachtenprocedure

Klachtenprocedure  VW Hamme

Doel :

Deze procedure legt afspraken vast, opdat elke klacht op een grondige, snelle en gelijke manier behandeld wordt, om zo de tevredenheid van trainers , spelers , ouders en familieleden  te optimaliseren en de betrokkenheid te vergroten.

Verder is het de bedoeling om de drempel tot uiting van  klachten zo laag mogelijk te houden en duidelijk te stellen dat iedereen recht heeft om te klagen bij een ontevredenheid of ongenoegen.

Elk lid van de club moet ontvankelijk zijn voor een klacht . In eerste instantie kan een persoonlijk gesprek veel oplossen .

Procedure :

Elk lid van de club kan als klachtenontvanger functioneren .

Verantwoordelijke klachten  :

De jeugdcoördinatoren zijn verantwoordelijk voor de behandeling en afhandeling van de klachten .

Zij zullen ook hierover verslag uitbrengen aan het jeugdbestuur . Dit zal op de agenda van de elke vergadering geplaatst worden.

Werkwijze :

Veel kan opgelost worden in een persoonlijk eerste gesprek.

Wanneer er geen oplossing is noteert men de klacht op het registratieformulier  dat steeds te vinden zal zijn op het jeugdsecretariaat . 

Dir formulier dient overhandigt te worden aan de betreffende jeugdcoördinator .

Deze zal dit bespreken , voorleggen en feedback geven aan de juiste personen.

De registratieformulieren zullen raadpleegbaar zijn op het jeugdsecretariaat .